Protection des données

En résumé

Vos données servent exclusivement à traiter votre demande et le dossier concerné. Elles permettent également d’assurer la sécurité de vos échanges avec l’étude. Elles ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires ou commerciales.

Objet de la présente information

La présente politique décrit la manière dont CALVO & Associés traite les données à caractère personnel transmises au moyen de Calvo Connect.

Calvo Connect est un portail sécurisé permettant aux personnes concernées par un dossier de communiquer avec l’étude et, lorsque le formulaire le permet, de transmettre des documents.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées au moyen de Calvo Connect est CALVO & Associés, étude d’huissiers de justice établie au 65, rue d’Eich, L-1461 Luxembourg.

Les coordonnées générales de l’étude sont disponibles sur le site www.huissier-luxembourg.com.

Données traitées

Selon la nature de la demande, Calvo Connect peut traiter les catégories de données suivantes :

• le motif de la demande ;
• la référence du dossier, lorsqu’elle est connue ;
• le nom figurant sur le courrier reçu ;
• l’adresse électronique ou le numéro de téléphone choisi pour être recontacté ;
• le contenu du message ;
• les documents transmis volontairement et les informations qu’ils contiennent ;
• les données nécessaires à la traçabilité de la demande, notamment la date et l’heure, la langue utilisée, la référence de confirmation et l’état de traitement ;
• les données techniques strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du portail, notamment l’adresse réseau utilisée pour limiter les soumissions abusives et les journaux techniques.

Calvo Connect ne demande pas à l’utilisateur de communiquer des informations sans rapport avec son dossier. Il convient notamment de ne transmettre aucun mot de passe, code secret ou document non nécessaire au traitement de la demande.

Origine des données

Les données sont principalement fournies directement par l’utilisateur de Calvo Connect.

Certains éléments techniques sont générés automatiquement lors de l’utilisation du portail afin d’assurer son fonctionnement, sa sécurité et la traçabilité des transmissions.

Finalités des traitements

Les données sont traitées afin de :

• recevoir, identifier et transmettre la demande au service compétent de CALVO & Associés ;
• retrouver le dossier concerné et vérifier l’identité ou la qualité de l’interlocuteur lorsque cela est nécessaire ;
• examiner la demande, communiquer avec la personne concernée et assurer le suivi du dossier ;
• recevoir et vérifier les documents transmis ;
• établir la preuve de la réception technique et du traitement de la demande ;
• assurer la sécurité, la disponibilité et l’intégrité du portail ;
• prévenir les abus, détecter les incidents et résoudre les erreurs techniques ;
• respecter les obligations légales, réglementaires, professionnelles et probatoires applicables à l’étude.

Bases juridiques

La base juridique du traitement dépend de la nature de la demande et de la mission dans laquelle intervient CALVO & Associés.

Les données peuvent être traitées sur le fondement :

• de l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont les huissiers de justice sont investis, notamment lorsqu’ils accomplissent les missions que la loi leur confie ;
• du respect des obligations légales, réglementaires et professionnelles applicables au responsable du traitement ;
• des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement, notamment pour organiser les échanges, assurer le fonctionnement et la sécurité de Calvo Connect, prévenir les utilisations abusives et assurer la constatation, l’exercice ou la défense de droits, lorsque ces opérations ne relèvent pas de l’exercice de l’autorité publique et que les droits et libertés de la personne concernée ne prévalent pas.

Lorsque les informations transmises comportent des catégories particulières de données, leur traitement peut être effectué lorsqu’il est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Les données relatives à des condamnations pénales ou à des infractions ne sont traitées que sous le contrôle de l’autorité publique ou lorsque leur traitement est autorisé par le droit applicable.

Le traitement des données transmises au moyen de Calvo Connect ne repose pas sur le consentement de l’utilisateur. Il est nécessaire au traitement de la demande, à l’accomplissement des missions de l’étude, au respect de ses obligations et à la sécurisation du portail.

Caractère nécessaire des informations

Les champs obligatoires sont signalés dans le formulaire. Sans les informations nécessaires à l’identification de la demande et au choix d’un moyen de contact, CALVO & Associés peut ne pas être en mesure de traiter la demande ou d’y répondre.

La transmission de documents est facultative et n’est proposée que pour les demandes qui peuvent en nécessiter.

Destinataires

Dans la limite de leurs attributions et de leur besoin d’en connaître, les données peuvent être accessibles :

• aux huissiers de justice et aux collaborateurs habilités de CALVO & Associés ;
• à OVHcloud, pour l’hébergement de Calvo Connect et de son infrastructure technique ;
• à Microsoft, pour la transmission des demandes à la messagerie professionnelle Microsoft 365 de CALVO & Associés ;
• aux autorités, juridictions, auxiliaires de justice, mandants, parties ou autres destinataires lorsque la loi, la mission confiée à l’étude ou le traitement du dossier l’exige.

Ces prestataires techniques traitent les données dans le cadre des services fournis à CALVO & Associés, conformément à leurs obligations contractuelles et aux règles applicables en matière de protection des données.

Calvo Connect est hébergé sur une infrastructure OVHcloud située dans l’Union européenne.

Après leur envoi, les informations et les éventuelles pièces jointes sont transmises à la messagerie professionnelle de CALVO & Associés au moyen de Microsoft 365.

Transferts en dehors de l’Espace économique européen

Calvo Connect est hébergé dans l’Union européenne. Pour Exchange Online et Exchange Online Protection, utilisés pour recevoir les demandes dans la messagerie professionnelle de l’étude, Microsoft indique une géographie actuelle et une géographie contractuellement engagée situées dans l’Union européenne ou l’Association européenne de libre-échange. Ces services sont couverts par l’EU Data Boundary de Microsoft.

Cette localisation n’exclut pas certains accès ou transferts limités nécessaires à l’exploitation, à la sécurité ou à l’assistance des services Microsoft. Lorsqu’un accès ou un transfert vers un pays situé en dehors de l’Espace économique européen intervient, il est encadré par un mécanisme reconnu par le droit applicable, notamment une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types assorties, lorsque cela est nécessaire, de garanties complémentaires.

Durée de conservation

Les données conservées temporairement par Calvo Connect afin d’assurer la transmission d’une demande sont supprimées au plus tard trente jours après sa transmission réussie à la messagerie professionnelle de CALVO & Associés.

Les pièces jointes conservées dans l’espace de stockage temporaire du portail sont supprimées après leur transmission réussie.

Lorsqu’une demande ne peut pas être transmise, les données nécessaires à la reprise ou au traitement de l’échec peuvent être conservées pendant une durée maximale de quatre-vingt-dix jours. À l’expiration de ce délai, elles sont supprimées ou intégrées au dossier concerné lorsqu’une obligation ou la gestion du dossier justifie leur conservation.

Une fois reçues par l’étude et intégrées au dossier concerné, la demande et les documents associés sont conservés conformément aux obligations légales, réglementaires, professionnelles et probatoires applicables à ce dossier, ainsi que pendant les délais nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Les journaux techniques nécessaires à la sécurité du portail sont conservés pendant six mois. Ils peuvent être conservés plus longtemps lorsqu’ils sont nécessaires à l’analyse d’un incident, à l’établissement de faits ou à la défense de droits, pendant la durée strictement nécessaire à cette finalité.

À l’issue des durées applicables, les données sont supprimées ou rendues anonymes.

Sécurité

CALVO & Associés met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques afin de protéger les données contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé.

Ces mesures comprennent notamment la protection des échanges, la limitation des accès, la validation des données et des fichiers transmis, la journalisation limitée des événements techniques et le stockage des pièces jointes en dehors de l’espace Web public.

Les mesures de sécurité font l’objet de révisions régulières et évoluent en fonction des risques et des technologies. Pour contribuer à la protection de ses échanges, l’utilisateur est invité à accéder exclusivement au domaine officiel connect.calvo.lu et à ne transmettre que les informations nécessaires au traitement de sa demande.

Décision automatisée

Calvo Connect ne prend aucune décision produisant des effets juridiques sur la seule base d’un traitement automatisé et n’effectue aucun profilage à des fins commerciales.

La référence affichée après l’envoi confirme uniquement la réception technique de la demande. Elle ne constitue ni une décision sur le dossier ni la reconnaissance de la recevabilité d’une démarche.

Vos droits

Dans les conditions prévues par la réglementation applicable, toute personne concernée peut demander :

• l’accès à ses données et l’obtention d’une copie ;
• la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
• l’effacement de ses données ;
• la limitation du traitement ;
• l’opposition au traitement pour des raisons tenant à sa situation particulière ;
• la portabilité des données lorsque les conditions légales sont réunies.

Ces droits ne sont pas absolus. Leur exercice peut être limité lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale, à l’accomplissement d’une mission confiée à l’étude ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Exercer vos droits

Une demande relative à la protection des données peut être adressée par courrier postal à :

CALVO & Associés
65 rue d’Eich
L-1461 Luxembourg

La demande doit permettre d’identifier son auteur et les données concernées. En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, des informations complémentaires strictement nécessaires à sa vérification peuvent être demandées.

Réclamation auprès de la CNPD

Toute personne estimant que le traitement de ses données n’est pas conforme à la réglementation peut introduire une réclamation auprès de :

Commission nationale pour la protection des données
Service des réclamations
15, boulevard du Jazz
L-4370 Belvaux
www.cnpd.lu

Mise à jour

La présente politique peut être adaptée afin de refléter l’évolution de Calvo Connect, des traitements réalisés ou des obligations applicables.

Dernière mise à jour : 29 juillet 2026.